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Trier et conserver ses papiers administratifs : ce qu’il faut savoir

Par Silver Alliance
Trier et conserver ses papiers administratifs : ce qu’il faut savoir

Vous recherchez constamment un papier administratif ? Il vous arrive même de payer une facture en retard parce que vous n’arrivez pas à remettre la main dessus ? Il est peut-être temps de mettre de l’ordre dans vos documents administratifs. Voici la marche à suivre.

Pourquoi trier ses papiers administratifs ?

En cette période de confinement, nous passons le plus clair de notre temps à la maison. Et si on en profitait pour remettre de l’ordre dans ses documents administratifs ? Trier régulièrement sa paperasse administrative permet de s’éviter de longues heures de recherche.

Par ailleurs, prendre le temps de bien ranger ses papiers permet également de simplifier la vie de ses proches, s’ils étaient amenés, un jour, à prendre le relai (mise sous-tutelle, accident de la vie…).

Quelle est la durée de conservation des documents administratifs ?

Avant toute chose, il est important de connaître la durée de conservation des papiers administratifs.

Certains documents doivent être conservés à vie, à l’instar du livret de famille, de l’extrait de naissance, du contrat de mariage, des jugements de divorce et d’adoption, des bulletins de paiement de la pension de retraite, des testaments ou encore des diplômes.

Les bulletins de salaire, les contrats et les certificats de travail, doivent, quant à eux, être conservés jusqu’à liquidation de la retraite.

Enfin, certains documents ont une durée de conservation limitée. C’est le cas des papiers d’assurance (dix ans pour l’assurance-vie et deux ans pour la quittance, le courrier de résiliation et la preuve du règlement), des documents liés au véhicule (trois ans pour les PV pour amende forfaitaire, tandis que les certificats de cession, les factures d’achat et de réparation sont conservés aussi longtemps qu’on possède le véhicule). Les relevés de comptes, les talons de chèque et les factures d’eau, de gaz et d’électricité doivent, quant à eux, se conserver pendant cinq ans. Par ailleurs, si les avis d’impôts locaux (taxe foncière et taxe d’habitation) ont une validité d’un an, la déclaration de revenus et l’avis d’imposition sur le revenu restent stockés et archivés pendant trois ans.

En savoir plus sur la durée de conservation de tous vos documents administratifs

Comment trier vos papiers administratifs ?

Avant de démarrer cette activité, choisissez un endroit calme où vous pourrez rester concentré plusieurs heures. Assurez-vous au préalable de rassembler toute votre paperasse, puis essayer de distinguer les papiers à archiver des documents inutiles qui peuvent être jetés (documents dont la durée de conservation est dépassée, photocopies dont vous n’avez plus besoin, vieilles enveloppes vides…).

Bon à savoir : Avant de jeter vos papiers administratifs, il est conseillé de les détruire complètement, car des personnes mal intentionnées pourraient les récupérer pour en faire un mauvais usage. Une méthode simple et pratique consiste à les tremper dans de l’eau avant de s’en débarrasser.

Une fois cette étape réalisée, vous pouvez commencer à procéder au tri proprement dit en organisant vos documents par catégories. Voici une liste non exhaustive : « Assurance », « Véhicule », « Banque », « Logement », « Impôts », « Travail » ou encore « Retraite ». Il ne vous reste ensuite plus qu’à ranger vos papiers administratifs dans un classeur, un trieur ou des chemises, en vous assurant de garder à portée de main les documents dont vous aurez régulièrement besoin.

Sous quelle forme conserver ses papiers administratifs ?

A l’ère du digital, les Français ont de plus en plus tendance à numériser puis stocker toute leur paperasse administrative sur des clés USB, leur ordinateur ou encore leur disque dur externe. Toutefois, la technologie n’étant pas infaillible (panne, casse…), il peut être judicieux de conserver des documents papiers. D’ailleurs, selon le site du Service Public, il est important de conserver au format papier l’original de tout document reçu par courrier ou remis en main propre, comme les quittances de loyer ou encore les contrats d’assurance, car la version électronique (scan, photo) ou la photocopie d’un document original papier n’a qu’une valeur de copie : elle ne saurait faire foi là où est exigé l’original.

Et si la gestion de votre paperasse vous ennuie, vous pouvez toujours choisir de déléguer cette tâche à des professionnels spécialisés dans l’assistance administrative.

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